Как рассчитать кейтеринг на мероприятие: нормы еды и напитков на гостя, формула, различия форматов фуршет/банкет/кофе-брейк и частые ошибки в расчёте порций.
Просчёт по еде виден сразу: либо гости расходятся голодными, либо половина стола отправляется в мусор. И то, и другое — деньги на ветер и испорченное впечатление. Кейтеринг считается не «на глаз» и не по числу блюд, а по нормам на человека с поправкой на формат, длительность и состав гостей. Ниже — эти нормы, рабочая формула и ошибки, из-за которых расчёт чаще всего уезжает.
Объём еды масштабируется линейно от числа гостей, поэтому базовая единица расчёта — граммы на человека, а не количество блюд. Отсюда простая формула:
Общий объём еды = Норма на человека (г) × Число гостей
Норма зависит от формата и длительности. Дальше объём раскладывается по группам блюд (закуски, горячее, гарниры, десерты) в пропорциях, характерных для формата. Тот же принцип «фиксированное плюс переменное» лежит в основе всей сметы события — как он работает в целом, разобрано в материале про структуру сметы мероприятия.
Ориентировочные нормы на одного гостя в зависимости от формата и длительности:
| Формат | Длительность | Норма еды на человека |
|---|---|---|
| Кофе-брейк | 20–40 мин | 150–250 г |
| Фуршет | до 2 часов | 400–500 г |
| Фуршет | 3–4 часа | 600–700 г |
| Банкет | 4–6 часов | 800–1200 г |
| Барбекю / загородный | 4+ часов | 900–1200 г |
Верхнюю границу берут, когда гости преимущественно мужчины, событие длинное и активное (танцы), а также летом на воздухе, где аппетит выше. Нижнюю — для дневных деловых форматов и смешанной аудитории с преобладанием женщин.
Внутри общего объёма блюда распределяют по группам. Для банкета типичная раскладка:
На фуршете акцент смещается к закускам и канапе (до 60% объёма), горячее подают порционно и в меньшей доле. На кофе-брейке — выпечка, сэндвичи, фрукты и напитки, без горячих блюд.
Напитки считают отдельно от еды. Базовые ориентиры на гостя на вечернее событие 5–6 часов:
| Напиток | Норма на человека | Формула «на глаз» |
|---|---|---|
| Крепкий алкоголь (водка, коньяк) | 250–300 мл | бутылка 0,5 л на 2 гостей |
| Вино | 0,7–0,75 л | бутылка на гостя |
| Игристое | 200–250 мл | бутылка на 3 гостей |
| Вода, соки, морсы | 1–1,5 л | больше летом |
Эти нормы усредняют «пьющих» и «непьющих», поэтому для конкретной компании их корректируют. Если гости в основном за рулём или мероприятие деловое, крепкий алкоголь сокращают в пользу вина, воды и соков. Летом и на активных событиях воду закладывают ближе к 1,5–2 л на человека.
Банкет на 60 гостей, 5 часов, смешанная аудитория.
Дальше цифры округляют вверх и корректируют под реальный состав гостей. Расчёт удобно свести в ту же таблицу сметы, где считается остальной бюджет события.
Формат питания напрямую влияет на выбор площадки: фуршету нужно свободное пространство, банкету — рассадка и место для столов. Как это учитывать при выборе зала и сколько площади закладывать на гостя, разобрано в гиде про 15 критериев выбора площадки.
Кейтеринг считают от нормы на человека, умноженной на число гостей, с поправкой на формат, длительность и состав компании. Еду и напитки считают отдельно, объём раскладывают по группам блюд, а сверху закладывают небольшой запас и порции для команды. Такой расчёт защищает и от голодных гостей, и от переплаты за нетронутый стол. Подобрать кейтеринг под нужный формат и сравнить условия напрямую можно в категории кейтеринг, а собрать остальных подрядчиков события — в каталоге исполнителей.
Зависит от формата: кофе-брейк — 150–250 г, фуршет до 2 часов — 400–500 г, длинный фуршет — 600–700 г, банкет — 800–1200 г. Верхнюю границу берут для длинных активных событий, мужской аудитории и летних форматов на воздухе, нижнюю — для дневных деловых мероприятий.
Базовые нормы на гостя на вечер 5–6 часов: крепкий алкоголь 250–300 мл (бутылка 0,5 л на двоих), вино 0,7–0,75 л (бутылка на человека), игристое 200–250 мл (бутылка на троих). Для деловых событий и компаний за рулём крепкий алкоголь сокращают в пользу вина, воды и соков.
На фуршете до 60% объёма — закуски и канапе, горячее подают порционно и в меньшей доле, норма ниже (400–700 г). На банкете гости сидят за столами, едят полноценный ужин с горячим блюдом, норма выше (800–1200 г) и нужна рассадка. Форматы требуют разной площадки и разного числа посадочных мест.
Ориентировочно 1–1,5 л на гостя на вечернее событие. Летом и на активных мероприятиях с танцами воду закладывают ближе к 1,5–2 л на человека. Вода, соки и морсы расходятся стабильно, поэтому их берут с запасом — недостаток заметен быстрее, чем избыток.
Считать по числу блюд, а не по граммам на человека, и игнорировать длительность и состав гостей. Гости съедают объём, а не наименования. Ещё частая ошибка — экономить на общем объёме вместо разнообразия меню: урезать состав можно, но голодные гости портят впечатление от всего события.
Руслан Барашкин — ведущий и организатор мероприятий из Москвы с опытом более 9 лет и 500+ проведённых событий, обладатель премии TOP-100 Awards. Основатель платформ PLACEEVENT (каталог исполнителей), PULTEVENT и EVENTVALD — сервисов для организаторов и команд мероприятий.
Руслан Барашкин
Ведущий мероприятий, создатель PLACEEVENT
Практикующий ведущий мероприятий из Москвы и Санкт-Петербурга. Создатель портала PLACEEVENT и платформы для ведущих PULTEVENT.
Подробнее об авторе →Заявки приходят напрямую вам. Без комиссии с заказов и платы за размещение.
