Как организовать корпоратив: постановка цели, бюджет, площадка, программа и подрядчики. Пошаговый план для HR и организатора, сроки бронирования и частые ошибки.
Корпоратив отличается от частного праздника тем, что за него отвечает не хозяин торжества, а сотрудник компании, который рискует репутацией внутри коллектива. Поэтому здесь важны не только эмоции, но и предсказуемость: чёткая цель, согласованный бюджет, подрядчики с документами и программа, уместная для аудитории. Этот гид проведёт по этапам от постановки задачи до дня мероприятия.
Корпоратив всегда решает задачу компании, и от неё зависит всё остальное. Сформулируйте, зачем вы собираете людей:
От цели зависит формат: банкет, фуршет, выездной тимбилдинг, гала-ужин или праздник в офисе. Определите также аудиторию — только сотрудники, с партнёрами, с семьями — и общий тон: строгий, полуформальный или дружеский.
Как и на свадьбе, число гостей — главный множитель: питание считается на человека. Определите бюджет и распределите его по статьям.
| Статья | Что входит |
|---|---|
| Площадка и питание | Аренда, банкет или фуршет, обслуживание |
| Ведущий и программа | Ведущий, сценарий, интерактив |
| Музыка и техника | DJ или группа, звук, свет |
| Артисты и шоу | Приглашённые номера, кавер-группа |
| Фото и видео | Съёмка мероприятия |
| Декор и полиграфия | Оформление, брендинг, бейджи |
Заложите резерв на непредвиденные расходы. Если бюджет ограничен, самый действенный рычаг экономии — формат и число участников, а не отказ от ключевых подрядчиков.
Площадку выбирают под формат и число людей. Для банкета подойдёт ресторан или банкетный зал, для более свободного формата — лофт, для выездного — загородная площадка. Варианты удобно сравнивать в категориях площадки для мероприятий и рестораны и кафе.
Ключевые вопросы к площадке те же, что и для любого банкета: что входит в цену, как считается меню, есть ли ограничения по звуку и до какого часа мероприятие. Для корпоратива добавьте вопрос о технической оснащённости — проектор, экран, сцена, микрофоны, — если планируется официальная часть с презентацией или награждениями.
Важный нюанс сезона: пик корпоративов приходится на ноябрь и декабрь, поэтому площадки на новогодний период разбираются заранее. Если планируете зимнее мероприятие, площадку и подрядчиков стоит бронировать сильно вперёд — подробнее в материале про новогодний корпоратив.
Ведущий на корпоративе решает больше, чем на частном празднике: он держит официальную часть, награждения, интерактив и не даёт вечеру распасться на отдельные компании за столами. При выборе обращайте внимание на опыт именно корпоративных мероприятий — юмор и подача здесь отличаются от свадебных.
Подобрать ведущего на корпоратив можно по портфолио и записям выступлений. Если формат предполагает лёгкий юмор, посмотрите также категорию стендап. Обсудите с ведущим сценарий заранее и обозначьте границы: шутки, уместные на дружеской вечеринке, могут быть неуместны при руководстве и партнёрах.
Программу дополняют музыкой и, при желании, приглашёнными артистами. Музыканты и DJ и артисты и шоу-программы подбираются под формат и аудиторию.
Компания почти всегда работает безналично и требует закрывающие документы. Это отсекает исполнителей, которые не могут провести оплату официально, поэтому статус подрядчика уточняйте заранее.
Что понадобится от каждого подрядчика:
Собрать команду подрядчиков и написать им напрямую можно через каталог исполнителей. Если у вас нет времени на подбор, часть компаний передаёт мероприятие event-агентству, которое берёт комиссию по рынку 10–20% и снимает организационную нагрузку.
Составьте расписание вечера: сбор гостей, официальная часть, награждения, ужин, развлекательная программа, свободное общение. У корпоратива обычно жёсткая структура — выступление руководителя, награждения, — поэтому сдвиги в тайминге болезненны.
Раздайте тайминг всем подрядчикам заранее и назначьте ответственного со стороны компании, который в день мероприятия держит связь с площадкой и исполнителями. Практикующий ведущий Руслан Барашкин отмечает, что большинство сбоев на корпоративах происходит из-за нестыковок между подрядчиками, а не из-за слабой программы.
С цели мероприятия: сплотить команду, отметить итоги года, произвести впечатление на партнёров. От цели зависят формат, площадка и программа. Дальше определяют бюджет и число участников, затем бронируют площадку и подбирают подрядчиков.
Зависит от сезона. Пик корпоративов — ноябрь и декабрь, и на этот период площадки, ведущие и артисты разбираются заранее, поэтому бронировать нужно сильно вперёд. Вне сезона выбор шире и сроки мягче.
Договор с датой, составом услуг, стоимостью и условиями переноса, а также счёт и акт для бухгалтерии. Компании работают безналично, поэтому подрядчик должен иметь возможность провести оплату официально — как самозанятый, ИП или через агентство.
Смотрите на опыт именно корпоративных мероприятий: подача и юмор здесь отличаются от свадебных. Изучите портфолио и записи выступлений, обсудите сценарий заранее и обозначьте границы допустимого юмора с учётом присутствия руководства и партнёров.
Если у компании есть ответственный с временем на подбор подрядчиков, корпоратив можно организовать самостоятельно через каталог исполнителей. Агентство снимает нагрузку и берёт комиссию по рынку 10–20% — это разумно при плотном графике или крупном мероприятии.
Руслан Барашкин
Ведущий мероприятий, создатель PLACEEVENT
Практикующий ведущий мероприятий из Москвы и Санкт-Петербурга. Создатель портала PLACEEVENT и платформы для ведущих PULTEVENT.
Подробнее об авторе →Заявки приходят напрямую вам. Без комиссии с заказов и платы за размещение.
